Sauvegarder et collecter des données publiques sont deux activités bien différentes. La première est nécessaire, la seconde obligatoire. Cependant, on ne garde pas tout ! Alors comment savoir?
Tout au long de votre carrière, pensez à archiver vos documents papiers et numériques. Dans la fonction publique, les documents reçus et produits sont des archives publiques ; chacun en est donc responsable mais pas propriétaire.
Les archives publiques sont les documents ou les données produites dans le cadre d'une activité administrative et au cours d'activité professionnelle (code du patrimoine, livre II). L'archivage relève de la responsabilité des producteurs des données, les services gestionnaires.
Pour la sauvegarde des données, l'académie de Toulouse met à disposition de ses agents des espaces de stockage de document professionnels communs aux services et à l'académie.
Il ne faut pas confondre sauvegarde et archivage.
Lors de l'archivage, quels que soient le lien de stockage ou les outils utilisés, chaque agent doit s'assure de la nature et de la durée de conservation des informations qu'il produit ou reçoit. Le classement et le tri réguliers permettent de séparer les données à conserver des données à détruire, de rendre accessible les données professionnelles et d'assurer la continuité de service.
Ce travail doit tenir compte de la nature des données (arrêté, courrier, etc.), de la durée de leur valeur administrative (registre matricule : 50 ans, pièces justificatives comptables : 10 ans, etc.) - qui définit le temps de conservation dans l'établissement - et enfin, de leur sort final (versement aux Archives départementales ou destruction). Ces critères sont fixés par la circulaire 2005-003 relative à l'archivage pour l'Education nationale et les tableaux de gestion d'archives établis par la Cellule archives. Ils sont valables pour les archives papier comme pour les archives électroniques.
Attention, les archives publiques ne peuvent être détruites sans le visa des Archives départementales, sous peine d'amende.
Pour plus d'informations, consultez la cellule archives du rectorat de l'Académie de Toulouse http://automnes.ac-toulouse.fr/cellule-archives/ ou les sites internet des archives départementales de tutelle.
