Accessible depuis le portail ARENA, rubrique "Intranet, Référentiels et Outils", puis "Outils d'échanges", Filesender vous offre la possibilité de déposer un ou plusieurs fichiers que vous souhaitez mettre à disposition d'un ou plusieurs correspondants.
Une fois connecté, 3 possibilités : téléverser des fichiers, créer une invitation ou gérer ses dépôts de fichiers
Téléverser des fichiers :
- Cliquez sur l'icône pour téléverser des fichiers afin d'arriver sur l'interface de transfert.
- Remplissez les champs souhaités et cochez les options qui intéressent
- Cliquez sur le bouton "sélectionner des fichiers" ; sélectionnez les fichiers puis cliquez sur "ouvrir"
- Le dépôt des fichiers peut maintenant être activé en cliquant sur "envoyer"
- L'outil n'envoie pas le fichier directement, il va générer un lien permettant de récupérer le fichier ; ce lien peut être envoyé à un ensemble de destinataires ou juste être récupérer pour son usage ; l'envoi du lien peut être accompagné d'un sujet ou d'un message à l'attention du ou des destinataires
Gérer ses dépôts de fichiers :
Une autre des options possibles est la gestion des fichiers que vous avez déposés. Dans cette interface vous pouvez ainsi :
- Supprimer un dépôt : la fermeture d'un dépôt entraine la suppression de tous les fichiers et statistiques du dépôt, avec impossibilité de revenir en arrière. Par défaut, le dépôt sera fermé à la date d'expiration. Il suffit de sélectionner le dépôt que vous voulez supprimer et de cliquer sur l'icône "poubelle" en face de l'identifiant du dépôt.
- Supprimer un fichier d'un dépôt : Il est possible de supprimer un fichier d'un dépôt si celui-ci est obsolète par exemple. Pour cela il vous suffit de cliquer sur l'icône "poubelle" en face du fichier que vous souhaitez supprimer.
- Ajouter un destinataire : Il est possible d'ajouter un destinataire, par exemple si vous avez oublié une personne dans votre liste. Pour cela il vous suffit de cliquer sur l'icône "enveloppe" en face de l'identifiant du dépôt et de fournir la ou les adresses de destinataires que vous souhaitez ajouter.
- Consulter des statistiques de téléchargement par fichier ou par destinataires : Il est possible de voir combien de fois vos fichiers ont été téléchargés. Pour cela il suffit de lire les informations inscrites à côté des fichiers déposés.
- Consulter l'audit : Le bouton "consulter l'audit" permet de consulter le journal des évènements du dépôt, c'est-à-dire toutes les actions effectuées par vous-même (suppression de fichier, ajout de destinataires, etc...) et effectuées par les destinataires. On retrouve ici des informations techniques comme les adresses ip que les destinataires ont utilisé pour télécharger les fichiers. Ces informations peuvent servir pour analyser un problème technique avec l'équipe informatique, par exemple un destinatairequi n'arriverait pas à télécharger les fichiers déposés.
Créer une invitation :
Les invitations servent à autoriser des personnes n'ayant pas d'accès direct à l'outil FILESENDER, à vous envoyer des fichiers volumineux.
Vous devez remplir les mêmes champs que pour le dépôt de fichier. Cependant le lien créé permettra non pas de récupérer un fichier, mais cette fois d'en déposer un.
Il vous suffit de choisir les personnes qui pourront vous envoyer des fichiers (destinataires de l'invitation) et d'envoyer l'invitation par le bouton "Envoyer l'invitation".
Vous pouvez ajouter un sujet et un message à l'invitation, par exemple pour expliquer quels fichiers sont attendus.
A savoir :
- Nombre maximum de destinataires : 50 adresses mail
- nombre maximum de fichiers par dépôt : 100
- Taille maximum de dépôt : 20 Go
- Taille maximum de fichier pour les navigateurs non-compatibles HTML5 : 2 Go
- La durée ne peut excéder 21 jours, mais il est possible de réduire cette durée ; une fois le nombre de jours choisi écoulé, les fichiers sont automatiquement supprimés.
ATTENTION : le dépôt de fichier est soumis au respect de la législation en vigueur, notamment sur le respect de la propriété intellectuelle et artistique.
Documentation d'utilisation disponible ici :
